合同档案、人事档案、财务档案、文档等管理办法汇编（4篇）（集团公司）

目录

合同档案管理办法　　2

人事档案管理办法　　6

财务档案管理办法　　10

文档管理办法　　16

合同档案管理办法

　　为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

　　一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。

　　二、合同档案管理原则

　　1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　　2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

　　3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工不得作承办人。

　　三、合同文档的管理办法

　　1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

　　2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：xxxxx－xxxxxx－xxx（xx部xxxx年x月份第x号合同）

　　3、合同管理实行承办部门负责制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人，承办人为直接责任人。

　　4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

　　5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。

　　6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由办公室保管，承办部门只留存复印件。

　　7、保存的合同文档每年清理核对x次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过x年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由办公室、财务部甄别并予以归案。

　　8、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。

　　9、各部门员工可到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，由办公室办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

　　10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

　　11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

　　12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

　　13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催、付款。

　　四、合同文档的移交

　　1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。

　　2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

　　3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

　　五、合同台账管理

　　1、凡以公司名义签订的合同，均应由合同经办部门建立合同台账，并同时向办公室备案，涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。

　　备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。

　　2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后x日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

　　3、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。

　　4合同台帐应包括以下内容：

　　1）、合同名称；

　　2）、合同主体；

　　3）、合同内容（主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项）；

　　4）、合同履行情况（合同履行的进度、合同履行完毕的时间）；

　　5）、备注（有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况）

　　6）、其他应当记�