把握办会细节做好会务工作

　　会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证,会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。做好会务工作，需要在会前、会中、会后分别把握好这些细节。

　　会前做好部署检查准备要充分

　　会前准备工作是否充分，是决定会议能否成功的关键环节。

　　一是方案要细。会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。一般要在大会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，将工作方案中的任务分解，逐一明确相关事项和环节的具体责任人，并列表印发，使各项任务职责分明、一目了然。

　　二是落实要细。会前准备工作具有很强的时限性，各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员，是会前准备的两个关键要素。会议文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论，甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响，应适当推迟印制时间。会议文件装袋前，要对所有应发材料进行全面核实，确保资料齐全、次序不乱。落实与会人员要根据所在单位的不同，采用文字、短信、电报、传真、电话等多种方式通知，确保及时准确、无遗漏；需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的，要及时催办、收集齐全。

　　三是检查要细。这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报，协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点，从主席台布置到座位安排，从话筒到碟片都要一一检查，对落实不到位或衔接不够的地方，要及时发现、及时督促、及时整改。

　　会中场内和场外运转要有序

　　会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间，可分为场内服务和场外服务，涉及环节较多。如何做好场内场外各个环节的有机衔接，各项议程的有序运行，应注重把握三个细节。

　　一是关键细节，指会务某项工作的核心环节。关键细节至关重要，来不得半点马虎和疏忽。对待这些细节，要做到思想高度重视、时间重点安排、精力重点倾斜，确保万无一失。比如大会选举，清点人数是核心环节；大会伙食，食品安全是核心环节。由核心环节分解出来的细节就是关键细节，要投入足够的精力和时间去关注它、做好它。

　　二是衔接细节，指会务各个环节之间的对应联系。衔接工作涉及面广，往往很难考虑周全，有的环节容易被忽略，如果衔接不好，也会影响全局。比如，上级领导机关临时通知召开重要会议或部署紧急任务，需要相应调整某场会议的开会时间，这就要求相关的用餐时间以及工作人员到位时间等作相应的调整。又如，原定在主席台就座的某位领导临时不能参加会议，除了对主席台座位进行调整外，还要对该领导承担的任务（如颁奖、交接提案等）进行调整，不能顾此失彼。

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