公文管理办法

　　第一章总则

　　第一条为规范公司公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保公司各项政策方针及工作指示等及时上传下达和跟进落实，特制定本办法。

　　第二条本办法适用于公司所有公文。

　　第二章公文定义

　　第三条有关公文的定义

　　1、公文——指在公司经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。

　　2、公文处理——指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　3、外来公文——指政府部门、行业协会等外单位（转）发给公司的公文。

　　4、内部公文——指在公司内部使用的公文，包括公司下发的规章制度、计划总结报告、会议纪要、通知、请示、通报、条例、决定和阶段性规定等。

　　5、上行文——是指各部门向上级或公司董事会请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。

　　6、请示——是下级向上级单位或部门经理请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。

　　7、报告——是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。

　　8、下行文——是公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

　　9、平行文——是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函、单”。

　　第三章组织体系及职责分工

　　第四条综合管理部为公司公文的归口管理部门。

　　A.负责接收和处理外来文件及各部门对公司领导的请示、报告；

　　B.负责处理所有以公司名义上报、下发的公文文件的归口管理；

　　C.负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件及公司下发的规章制度、工作指令等文件；

　　D.负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作；

　　E.对公司各部门的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的单位、人员进行处罚；

　　第五条发文资格

　　A.公司对外发文只限于综合管理部，其它部门如需以“公司名义”发文，须报至综合管理部统一编号，办理发文相关手续；

　　B.以“公司名义”对内行文，应将发文文件与呈文批笺一并经分管副总审核、行政副总审批后，报综合管理部统一编号及发文格式，呈报总经理签发；

　　C.以“部门名义”对内发文或对外发文，需报分管副总、行政副总、总经理后方可下发。各部门所有发文文件必须按公司规定统一编号，并留档备案。

　　第六条发文效力

　　公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。

　　第四章公文分类

　　第七条公文按文种分为正式公文包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、制度规定等）和非正式公文（包括：会议通知、会议纪要、工作联络函、催办通知单、临时授权委托书、请示、报告、申请等）。

　　第八条公文使用

　　A.对内部各种重要事项做出决定和对重大行动做出安排，用“决定”文种。

　　B.对内部公布制度、办法以及其它需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等，用“通知”。

　　C.表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况，用“通报”。

　　D.由公司或各单位制订、批准，规定某些事项的工作流程、注意事项及相关部门职责、职权的规章制度文件用“管理办法”、“条例”。

　　E.对工作和事务制订带有约束性的指示用“规定”。

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